奥的斯电梯（中国）有限公司（以下简称中奥集团），是天津市首家通过ISO 9001认证的企业，也是中国电梯界首家通过ISO 9001、ISO 14001和OHSAS 18001整合体系认证的企业。质量、环境和职业健康安全管理体系在中奥集团内部经过多年的推广，已经十分成熟，所有的标准要求已经得到了有效的贯彻和实施，公司的运营业绩也在管理体系的PDCA循环中不断提升。但在市场激烈竞争、标准、法规和相关方要求越来越多、越来越复杂的今天，如何有效地降低管理成本，提升企业管理体系的水平？中奥集团的体系管理团队通过现代化的管理理念和技术，走出了一条新路。
中奥集团拥有总部、两个制造基地和三十九家分公司。分公司销售人员同客户签订合同之后，产品要求传给制造工厂相关部门，订单分解为不同部分，由供应商提供或者自己生产，电梯产品出厂后，通过分公司人员完成安装，交付给客户，并进行后续的保养、维修和改造。就制造而言，不同的产品有着不同的工序、工艺和业务流程；而就分公司运营而言，所有的分公司又按照由总部制定的相同的标准流程，完成销售、安装、维修和改造业务；同时，制造基地和分公司也需要获取和了解所有相关的业务流程体系，以便更有效、更协调地开展工作。因而，在如此庞大的范围和复杂的关系之中，建立和实施质量、环境和安全管理体系，并进行不断改进，便显得十分困难。
在严峻的情况面前，中奥集团体系管理团队大胆创新，借助一些咨询公司的力量，运用先进的管理理念，建立了一套基于关系型数据库和网页浏览器的体系管理电子系统，通过该电子系统，实现了文件管理、审核发现管理、环境因素和危险源管理以及法律法规合规性评价管理等功能。
通过文件管理功能，体系管理者可以方便地对各地点、各部门、各层次的文件进行管理。全国各工厂、分公司和总部的文件在系统上全面共享，所有用户可以方便得通过关键字对所需要的文件进行检索、阅览和下载，只要输入某一个词语，与其相关的政策、程序、指引、记录或者其他附件都可以显示出来，文件的适用范围、编号版本号、发布/更新日期、批准人等等信息全部一览无遗。新员工上岗前，只要输入其岗位名称，所有与其岗位相关的程序也都可以方便的找到。另一方面，所有的文件评审、发布、更新和作废工作，都由内审员和体系管理者在系统上完成。文件发布之后，所有的相关人员都可以收到公告邮件，提示文件发布/更新/作废的信息，便于工作的顺利进行。同时，系统可以自动的记录文件的审批人、更新内容、日期等等详细信息，做到了文件管理的可追溯。另外，由于限制了纸面文件的存在和使用，也大大提高了文件管理的有效性，避免了作废文件非预期使用的可能。现在，公司的员工，不论工厂还是分公司，不论是哪个部门，都知道这样一个原则：所有文件，都以网上的为准，网上显示的才是有效的。
通过审核发现管理功能的应用，以往审核结束后对大量的审核发现的分析、整改和追踪的繁琐手工工作被大大简化。审核员、责任部门和管理员通过系统完成审核发现的记录、分析、计划、整改和验证确认。首先，在审核开始之前，管理员为各部门制定审核计划，安排审核员，确定标准化的或者非标准的检查单；在审核结束之后，审核员通过系统将审核发现完整的记录下来；在审核员提交审核发现的同时，责任部门就会收到邮件，提示其在规定的日期之前对审核发现进行原因分析并制定相应的纠正和预防措施计划；在整改完成之后，责任部门需要提交可以反映其整改完成的证据，通过管理员的确认，使审核发现的整改得到完满关闭。此工作环节中的关键点都设置了管理员的批准功能，同时，系统会在到期或者即将到期时，对相关的责任人自动发出邮件进行提示。所有审核发现的分析、整改、关闭等状态，都通过系统的功能自动显示出来，各个部门的未完成或者延期的项目也会重点提示出来，对责任人形成警示和鞭笞。
环境因素、危险源和法律法规的识别和评价，是环境和职业健康安全管理体系所要求的基本内容，但是，往往因为手工工作的不够全面或者没有及时更新，会产生疏漏，导致外审出现不符合。现在利用这个电子系统，相关识别和评价要求都得到了有效的管理。环境因素、危险源可以在系统中进行识别和评价，相应法律、法规的合规性评价也得到了系统化的管理。
实施电子系统管理最关键的一个优势是：文件、审核、环境因素危险源和法律法规这些体系管理的要素被通过数据库有机的联系到一起，当这些要素中的某一点发生变化时，体系中涉及到的所有相关的要素可以产生联动，提示管理员进行相应的评审、更新。比如，当程序文件更新时，检查表中相应条款可能就需要按照新程序的要求进行调整；当法律法规发生变化时，原有的环境因素和危险源可能就不再有效或者充分，需要重新识别和评价。在这些情况下，系统的作用就显现了出来，体系中的诸多要素本来就是相互作用、相互联系的，是一个整体，通过这个系统，原本由于人的疏忽可能被孤立的要素，被自动的整合到了一起，极大的提高了体系管理的效率和有效性。
看到这些文字性的内容，也许大家不会有太深的体会。但是，要知道，在2009年，中奥集团体系管理组仅仅通过2.5个全职的岗位，就完善的管理好了包括57个部门，39个分公司，超过60人天的外审，超过200人天的内审，1400多个文件，近400个内外审审核发现，数百个环境因素和危险源以及1000多个环境安全法律法规的体系工作，谁能不为这管理的效率感到震惊！中奥集团利用电子系统提升了体系管理的效率，也希望能够给广大体系管理的同仁一些借鉴，为中国的体系管理工作水平的提升提供一个思路。
文：中奥集团 徐焱
